Online Meetings sind in den letzten Jahren zunehmend attraktiv geworden und werden so häufig genutzt, wie nie zuvor. Es gibt viele Gründe, warum Online Meetings nicht mehr aus unserem Alltag wegzudenken sind. Sie ermöglichen Menschen von den unterschiedlichsten Orten, sich virtuell zu treffen und zu besprechen, ohne dass man dazu an einem bestimmten Ort physisch anwesend muss. In den Hochzeiten von Corona war dies häufig die allererste Option, da man sich nicht persönlich treffen konnte, weil man sich vielleicht in Quarantäne befand oder weil man soziale Distanzierung betreiben musste. Online Meetings sind von überall aus zugänglich, solange man über eine Internetverbindung verfügt. Es gibt viele verschiedene Tools und Plattformen, die es ermöglichen, Online Meetings abzuhalten. Sie sind besonders zeitsparend, da man sich nicht auf den Weg machen muss, um an einem physischen Meeting teilzunehmen. Meetings können zumeist auch aufgezeichnet werden, sodass man sie später ansehen oder sich wichtige Punkte noch einmal anhören kann. Sie ermöglichen es zudem, Dokumente und andere Materialien während des Meetings zu teilen und gemeinsam daran zu arbeiten.
Online Meetings sind zweifelsohne eine besonders effiziente Methode zur Kommunikation mit Menschen über Distanzen hinweg. Doch wie können wir Online Meetings noch effektiver gestalten?
Mit diesen Tipps können Online Meetings effektiver gestaltet werden:
- Legen Sie klare Ziele und eine Agenda fest. Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer bereits durch die Einladung zum Meeting aufgeklärt werden, was in der Sitzung besprochen werden soll und welche Ergebnisse erwartet werden.
- Halten Sie die Teilnehmerzahl überschaubar. Online Meetings sind in der Regel effektiver, wenn sie klein gehalten werden und nur die wichtigsten und für das Ergebnis relevanten Personen teilnehmen.
- Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer gut vorbereitet sind. Fordern Sie die Teilnehmer explizit auf, sich vor der Sitzung mit dem Material vertraut zu machen und sich Gedanken zu machen, was sie beitragen möchten.
- Nutzen Sie Tools, die für Online Meetings geeignet sind. Es gibt viele Plattformen und Tools, die speziell für Online Meetings entwickelt wurden und es durch praktische Features erleichtern, die Sitzungen zu organisieren und durchzuführen.
- Verwenden Sie Visualisierungen und andere Medien. Mit Videos, Dokumenten, Präsentationen, Infografiken & Co. können Sie die Aufmerksamkeit der Teilnehmer besser auf das Thema lenken und komplexe Informationen vermitteln. Achten Sie darauf, dass die Teilnehmer leichten Zugang darauf haben.
- Vermeiden Sie unruhige Umgebungen und Störungen. Stellen Sie sicher, dass sich alle Teilnehmer während der Sitzung an einem ruhigen Ort aufhalten und sie keinen Ablenkungen ausgesetzt sind. Bitten Sie gegebenenfalls die Teilnehmer, ihre Smartphones lautlos zu stellen oder noch besser, komplett auszuschalten.
- Seien Sie diszipliniert. Halten Sie sich an den Zeitplan und sorgen Sie dafür, dass alle Teilnehmer pünktlich sind.
- Nutzen Sie Breakout-Sessions. Bei größeren Meetings können Breakout-Sessions hilfreich sein, um kleinere Gruppen zu bilden und spezifische Themen besprechen zu können.
- Legen Sie regelmäßig Pausen ein. Es ist wichtig, dass alle Teilnehmer während des Meetings aufmerksam bleiben, daher sollten Sie zwischendurch nicht auf Pausen verzichten.
- Führen Sie Follow-up Sitzungen durch. Es kann hilfreich sein, nach jedem Meeting eine kurze Nachbesprechung durchzuführen, um festzustellen, was gut gelaufen ist und was verbessert werden kann.